Daca sunteti mare parte din zi inconjurati de topuri intregi de hartii si va aflati mai mereu in cautarea anumitor documente, atunci probabil aveti nevoie de o arhiva electronica care sa va usureze munca. Asa cum probabil v-ati dat lesne seama, arhiva electronica pastreaza in siguranta copii electronice ale documentelor de care aveti nevoie, facand totodata posibila gasirea lor mult mai rapida pe baza unor algoritmi bine pusi la punct, cautarea indexata optimizata fiind la ordinea zilei. Nu va faceti griji, nici documentele fizice nu sunt neglijate, ele fiind scanate si digitalizate intr-o maniera cat se poate de buna, cu cele mai performante echipamente, calitatea nefiind pusa la indoiala. Pe scurt, cum ar functiona o simpla cautare dupa anumite cuvinte cheie? Sa zicem ca lucrezi in contabilitate si ai nevoie sa reverifici o anumita chitanta a unui furnizor dintr-o anumita luna. Toate chitantele furnizorilor vor fi sa zicem intr-un folder mare ce va contine alte directoare mai mici, sortate fie pe numele furnizorului, fie dupa data sau orice alt criteriu ales. In mod logic, cuvintele cheie atasate acestor documente vor face ca la prima cautare “chitanta furnizor X” sau “chitanta furnizor X luna Y” sa afiseze fie intreaga colectie de documente specificie acelui furnizor, sau doar documentul apartinand lunii dorite. E evident asadar de ce e mai usor de realizat cu un program managementul documentelor.
Si pentru ca am amintit de contabilitate, in speta tot ce inseamna programe de gestiune functioneaza pe aceleasi principii de baza pentru un mai bun management al documentelor contabile si stocurilor dar si o evidenta concisa a activitatilor financiare si economice. Nu intamplator facultatile de profil includ in programele de studii informatica de gestiune, utilizarea acestor softuri permitand un mai bun control al activitatii pe diverse zone, cum ar fi furnizori si clienti (administrarea partenerilor economici; managementul diverselor actiuni – discounturi, preturi; evidenta datoriilor si a creantelor), stocuri (evidenta stocurilor; identificarea produselor prin coduri asociate; setarea comenzilor automate de produse), graficul vanzarilor, incasari si plati, evidenta contabila, chiar si resursele umana intrand in sfera de actiune a unui program de gestiune.
Follow