Feb 04

Papetarie.ro pentru arhivistul din tine

     Cand spui arhivare te gandesti instantaneu fie la procesul virtual cu care fiecare a avut de-a face utilizand computerele de-a lungul timpului, fie la pastrarea anumitor informatii, pe suport fizic sau virtual, pentru o utilizare viitoare. Indiferent de contextul in care folosim acest termen, sensul e cam acelasi – a face o arhiva a tuturor pozelor de pe calculatorul personal sau a aduna si pastra intr-un singur loc o serie de documente, altfel spus, organizarea informatiei.

      De arhive am tot auzit, de la celebrele arhive secrete ale Vaticanului si pana la arhivele fiecarei institutii publice sau ale oricarei firme, toate indeplinesc acelasi scop – de a pastra niste documente ale carui continut va fi folosit ulterior. Chiar si institutiile de invatamant au propriile arhive in care se pastreaza extemporale, lucrari de control, teze, lucrari de licenta, articolele sesiunilor de comunicari, lucrarile de dizertatie, etc.

     Chiar si noi ne organizam propriile arhive, fie ca pastram cursuri din timpul anilor de facultate, fie facturi sau chitante, neaparat diverse contracte aferente unor servicii. De ce avem nevoie pentru arhivarea diverselor documente? Pentru chitante poti folosi simple folii de protectie, la fel si pentru facturi, avand grija sa le separi pe categorii – telefonie mobila, TV, internet, utilitati si asa mai departe. Iti poti pastra certificatele de garantie pentru diversele lucruri achizitionate, electronice, electrocasnice si altele, intr-o folie tip buzunar cu fermoar pentru a fi sigur ca nu le pierzi. Toate aceste folii isi pot gasi mai apoi locul lor intr-un biblioraft pe care vei sti mereu de unde-l iei atunci and ai nevoie de unul sau mai multe documente.

Sursa: www.papetarie.ro

     Cand eram mic am colectionat toate numerele ale unei reviste de cultura generala, pastrandu-le in perfecta stare in 6 sau 7 bibliorafturi pana in ziua de azi si probabil mult timp de-acum incolo. Poti folosi diverse produse de arhivare in functie de numarul de documente, dimensiune, conditiile (locul si modalitatea) de depozitare sau simpla preferinta personala. Ai de ales intre dosare tip plic din carton, dosare din plastic cu sina, mape din plastic, bibliorafturi din carton sau din PVC si asa mai departe, utile pentru fiecare dintre arhivistii din noi.

Feb 06

Un dosar buclucas

     In zilele noastre se comercializeaza aproape orice online: de la alimente pana la case. Iar cum toti vor sa profite de evolutia tehnologiei, nici papetaria nu a ,,scapat” de un upgrade. Daca pana mai ieri mergeam la librarie pentru a ne cumpara dosare, foi si etichete autocolante, acum putem comanda totul cu un simplu click. In special pentru firme, acest lucru este extrem de benefic, doarece isi pot face rapid un inventar sa vada ce le trebuie si pot comanda din timp, astfel incat sa nu ramana descoperiti. Imaginati-va cum ar fi pentru o firma mare sa ramana fara foi de printat: un adevarat dezastru: zeci de rapoarte nesemnate, facturi nearhivate, avize nepredate, intr-un cuvant un dezastru. Dar mai groaznic ar fi ca mii de hartii sa ramana nesortate si necapsate, deoarece este o ,,criza” de agrafe de hartie si capse. Noua ni se par lucruri marunte, dar realitatea este ca un dosar pe care o firma nu il are intr-un moment poate avea efecte negative: din neatentie si graba, foile se pot pierde sau pot fi amestecate si toata activitatea din acea zi se poate da peste cap. Sa nu mai zic de pixuri. Documentele trebuie semnate de mana si daca e vreo zi mai ghinionista si nu merge niciun pix, iar magazinul din colt este inchis, nu prea e roz situatia.

     Dar toate astea sunt doar situatii ipotetice, pentru ca o firma serioasa apeleaza la papetarie online si isi face din timp rezerve de papetarie si birotica. Sau poate s-a intamplat vreodata ca un dosar sa impiedice bunul mers al unei zile?